Администратору: доступы и настройки
Как выдавать доступ ссылками, разбирать заявки, приглашать людей пачкой, раздавать роли и настраивать ставки и пороги скоринга.
Администратор программы отвечает за то, чтобы нужные люди попали внутрь с нужными правами, а расчёты считались по правилам компании. Всё это живёт в разделе «Администрирование» — он виден только роли «Администратор».
Писем система не отправляет
SMTP пока не подключён. Ссылки вы копируете и отправляете сами — почтой или в мессенджер. Это осознанное решение: обещать доставку, которой нет, хуже, чем скопировать ссылку.
Аккаунты вы не заводите — вы выдаёте право их завести
Ни одна кнопка в админке не создаёт пользователя с готовым доступом. Вы выпускаете пригласительную ссылку, а имя, должность и пароль человек указывает о себе сам, пройдя регистрацию. Поэтому в таблице пользователей есть статус: «приглашён» — ссылка выдана, но по ней ещё не регистрировались; «зарегистрирован» — аккаунт активен, вход по паролю.
Заявки на доступ
Сотрудник без приглашения заполняет форму на странице запроса доступа, внешний интерес приходит с лендинга. Обе очереди — одна таблица наверху админки, новые заявки всегда сверху.
Одобрить
Кнопка «Одобрить» выпускает ссылку под адрес заявителя и показывает её. Какую — зависит от того, что с этим адресом уже есть:
- адрес незнакомый или аккаунт заведён, но не активирован → ссылка регистрации с ролью «Автор» (7 дней, одна регистрация);
- аккаунт уже зарегистрирован → ссылка смены пароля (24 часа): регистрировать нечего, такому заявителю нужен сброс.
Ссылка показывается один раз
Скопируйте её сразу: в базе лежит только хеш, восстановить ссылку неоткуда. Потеряли — выпустите новую кнопкой в строке пользователя, старая останется годной до своего срока (закрыть её досрочно можно в «Действующих ссылках»).
Отклонить
Требует второго клика, потому что действие необратимо — вернуть заявку в «новые» из интерфейса нельзя. Если отклонили по ошибке, просто заведите пользователя вручную.
Обычные основания для отказа: личная почта вместо рабочей, человек не из компании, дубль уже одобренной заявки.
Отдельный вид заявки — «пароль»: она приходит с формы «Забыли пароль». Разбирается так же, «Одобрить» выпускает ссылку смены пароля.
Защита от спама
С одного адреса принимается не больше трёх заявок в час. Если пачка похожих заявок всё же пришла — скорее всего, это разные люди за одним корпоративным подключением; разбирайте по почтовым адресам.
Пользователи
Одного — формой
«Пригласить человека»: почта, подразделение, роли. По умолчанию отмечена «Автор». ФИО и должность не спрашиваются — человек укажет их о себе при регистрации. Выпускается личная ссылка: она привязана к адресу, подменить его в форме нельзя.
Группу — одной ссылкой
«Общая ссылка на группу» — когда людей много и адреса заранее неизвестны: поток обучения, отдел, филиал. Задаёте название для себя, роли, подразделение по умолчанию, лимит регистраций, срок и, если нужно, домены почты — тогда по ссылке зарегистрируется только тот, у кого адрес в этом домене.
Ссылку можно смело слать в рассылку: ограничивают её лимит, срок и отзыв, а не секретность списка получателей.
Многих — импортом
По строке на человека — почта, подразделение, роли:
m.ivanova@company.ru, Дирекция клиентского сервиса, автор
p.petrov@company.ru, ИТ-дирекция, руководитель;итПсевдонимы ролей: автор, руководитель, дирекция, ит, ds, hr, комитет,
админ. Подразделения, которых нет, создаются автоматически как дирекции.
Импорт выпускает личные ссылки и показывает их списком прямо на странице — там же кнопка «Скопировать всё». Список показывается один раз: уйдёте со страницы — ссылки придётся выпускать заново.
Действующие ссылки
Отдельная таблица под формами: какие двери сейчас открыты, сколько раз по каждой зарегистрировались и до какого числа она живёт. Сама ссылка там не показывается — хранится только хеш. Кнопка «Отозвать» закрывает её немедленно; уже созданные по ней аккаунты продолжают работать, отключать их надо отдельно.
Кнопки в строке пользователя
| Кнопка | Когда видна | Срок жизни ссылки |
|---|---|---|
| Ссылка регистрации | статус «приглашён» — пароль ещё не задан | 7 дней, одна регистрация |
| Сброс пароля | статус «зарегистрирован» | 24 часа, один переход |
| Выкл / Вкл | сотрудник ушёл или вернулся | — |
Сброс пароля заодно снимает блокировку по неудачным попыткам входа: 10 промахов подряд закрывают вход в аккаунт на 15 минут, и это тот случай, когда человек звонит вам.
Отключённый пользователь показан бледным, его текущие сессии перестают работать сразу. Себя отключить нельзя — система не даст компании остаться без администратора.
Сессия активного пользователя живёт 30 дней.
Роли
| Роль | Что открывает |
|---|---|
| Автор | лента, подача идей, голоса и комментарии |
| Линейный руководитель | очередь «Требуют действия»: продвинуть или вернуть с вопросом |
| Руководитель дирекции | портфель направления: KPI, воронка, узкие места |
| Эксперт ИТ / Data Science | техоценка, человеко-дни, ИТ-риски, поиск дублей |
| HR | валидация FTE, справочник ставок, кадровые риски |
| Комитет / PMO | скоринг-борд, решения, портфель компании |
| Администратор | всё перечисленное плюс этот раздел |
Роль администратора проходит любую проверку прав — выдавайте её только тем, кто действительно администрирует. Подробнее о правах — Роли и права.
Оргструктура
Дирекции, отделы и команды. Подразделение сотрудника определяет, в чей портфель попадёт его идея и чья очередь её увидит.
Заводите структуру до массового импорта
Иначе она вырастет сама из CSV-файла и окажется плоским списком без иерархии. Переразметить потом можно, но идеи уже разъедутся по неверным портфелям.
Ставки и пороги
Здесь задаются числа, на которых стоят все расчёты в системе.
| Параметр | По умолчанию | На что влияет |
|---|---|---|
| Ставка, ₽/час | 800 | пересчёт эффекта в деньги |
| Ставка, ₽/день | 6 400 | таблица затрат в мастере подачи |
| Рабочих часов в году | 1 976 | перевод часов в FTE |
| Порог по эффекту, ₽/год | 3 000 000 | граница «высокий эффект» в матрице |
| Порог по затратам, ₽ | 1 500 000 | граница «высокие затраты» в матрице |
Первые три согласуйте с HR — от них зависит, во сколько система оценит высвобожденное время. Два последних двигают идеи между квадрантами скоринг-борда.
Пороги меняйте между заседаниями
Сдвиг порога переставляет идеи по квадрантам у всех сразу. Если сделать это в разгар подготовки к комитету, участники увидят, как приоритеты переехали без объяснений.
Частые обращения и что отвечать
Ритм работы
- Ежедневно, 5 минут — разобрать очередь заявок: система о них не уведомляет.
- Раз в неделю — отключить ушедших сотрудников.
- Перед волной или мероприятием — завести оргструктуру, импортировать участников, согласовать ставки с HR, разослать приглашения (помните про 7 дней у личных ссылок).